Die Wichtigkeit Workforce-Management-Lösungen in bestimmter Regelmäßigkeit zu optimieren

Die kürzlich erschienene Work.Engaged- Studie des Workforce Institutes at Kronos zeigt: Technologie in Unternehmen ist ein zweischneidiges Schwert. Geht es um Engagement und Effizienz, wird ihr durchaus großes Potenzial attestiert: Für 81 Prozent der (HR-) Manager sind ihre veralteten Systeme die größte Herausforderung im Bereich Workforce Management, 62 Prozent der befragten Arbeitnehmer geben zu, moderne Technologien würden ihre Motivation und ihr Engagement verbessern. Gleichzeitig wird neue Technologie aber als großer Störfaktor gesehen, wie 64 Prozent der Befragten bestätigen.

 

Einer der Gründe für dieses Dilemma: Sobald eine Plattform live geht, glauben viele Projektverantwortliche, die Arbeit sei soweit getan. Noch ein bisschen Mitarbeiterschulung hier und Produktaktualisierung da … Best Practices belegen, dass spätestens 90 Tage nach der Implementierung einer Lösung jedoch erste Optimierungsinitiativen ansetzen sollten.

Denn zu diesem Zeitpunkt haben sich Mitarbeiter und Führungskräfte mit der neuen Plattform und ihren Funktionen gleichermaßen vertraut gemacht. Erste Daten stehen zur Verfügung, die Aufschluss über die Akzeptanz bei den Usern geben. Denn Anwender nutzen nur das, was sie wirklich verstehen und nachvollziehen können. Nach dieser ersten Optimierung nach drei Monaten werden weitere Durchläufe nach einem halben, nach einem Jahr und schließlich alle zwölf Monate empfohlen.

Natürlich kann eine Projekteinführung allein bereits ein beachtlicher Unternehmenserfolg sein, in bestimmten Bereichen lässt sich der Arbeitsalltag allerdings noch effektiver gestalten. Das betrifft bei Workforce-Management- Lösungen v.a. drei Bereiche:

Automatisierung:

Zur Bearbeitung von Urlaubsanträgen z.B. lassen sich vordefinierte Geschäftsregeln integrieren, anhand derer das System den jeweiligen Antrag automatisch und nach Standards prüft und genehmigt. Eine Roadmap hilft festzulegen, welche Prozesse automatisiert werden sollen und wie schnell dies umzusetzen ist.

Zugriffsmöglichkeiten:

Handy und Tablet sind heute ständiger Begleiter im Alltag. Warum sollte man diese Devices nicht auch für arbeitsrelevante Informationen und Entscheidungen nutzen? Führungskräfte sparen sich zeitraubende Verwaltungsarbeiten, gleichsam fühlen sich die Mitarbeiter motiviert und stärker in Entscheidungsprozesse wie beispielsweise die Personaleinsatzplanung eingebunden.

Ausbildung:

Teil der kontinuierlichen Optimierung einer Technologie-Lösung ist das Training von Mitarbeitern, Führungskräften und Unternehmensleitung. Gerade Aspekte wie Anpassungsgeschwindigkeit, Nutzungsgrad und Expertise sollten fortlaufend gemessen und geschult werden.

Summa summarum geht es bei der Optimierung von Workforce-Management-Lösungen also weniger um die Technologie selbst als darum, die Anwender dabei zu unterstützen, die Software bestmöglich und sinnstiftend zu nutzen. Moderne Technologie soll das Arbeiten verbessern —weniger im Sinne von „Produktivität steigern“ als im Sinne von „Motivation der Mitarbeiter“.

Autor: Gregory Creitz, Kronos Deutschland